Giải pháp tổng đài ảo

Tổng đài ảo là một thuật ngữ không còn gì xa lạ ở thời đại công nghệ 4.0. Với các nền tảng công nghệ VoIP, AI, Big Data, IoT, Cloud… Thì tổng đài ảo cũng là công nghệ 4.0 đã góp phần thúc đẩy phát triển sự tiên tiến trong lĩnh vực Voice (thoại) nói chung và Customer service (chăm sóc khách hàng) nói riêng. Giúp giảm chi phí triển khai và thoại hơn 80%, giảm tối đa thời gian chăm sóc, cũng như tăng tỉ lệ bắt máy cực cao,… nếu doanh nghiệp áp dụng tổng đài ảo.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là dịch vụ nghe-thoại tiên tiến. Sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng điện toán đám mây. Nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng kết nối cuộc gọi. Và giảm chi phí giá thoại xuống mức thấp nhất. Từ đó, kết hợp với công cụ CRM (quản lý khách hàng). Để nâng cao chất lượng chăm sóc và tối ưu chốt sale dễ dàng qua các cuộc gọi.

Điều đặc biệt hơn, tổng đài ảo được sử dụng trên nền tảng đám mây. Nên đầu kết nối là IP(địa chỉ mạng) giúp việc lắp đặt rất đơn giản là chỉ cần có internet. Và cần trang bị các thiết bị như: Điện thoại IP Phone,  máy tính hoặc Laptop (có thể gọi trên website, hay cài ứng dụng softphone), điện thoại Smartphone(cài App OMICall trên điện thoại),… chỉ cần có internet là có thể truy cập tổng đài mọi lúc mọi nơi.

Tổng đài ảo đã làm thay đổi suy nghĩ của các doanh nghiệp từ việc mua tổng đài với chi phí đắt đỏ sang thuê tổng đài với chi phí rẻ và dễ dàng thay đổi.

Vì thế, tổng đài ảo cực kì phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc mô hình làm việc online… muốn có một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp vừa quản lý được cuộc gọi, vừa quản lý được sale, và khách hàng,… nhưng chi phí lại vô cùng rẻ mà không cần có người vận hành.

Tính năng nổi bật của tổng đài ảo

1. Tính năng mở rộng máy nhánh không giới hạn

Khi hoạt động kinh doanh phát triển. Doanh nghiệp cần mở thêm nhiều chi nhánh khác nhau tại các vùng miền. Lúc đó cần mở rộng thêm số lượng máy nhánh. Thì tổng đài ảo lại hỗ trợ việc này vô cùng đơn giản và chi phí rất thấp. Vì thế doanh nghiệp không cần bận tâm nhiều đến những chi phí phát sinh, hay điều kiện để mở rộng máy nhánh.

2. Tính năng trả lời tự động (IVR)

Khi bạn gọi đến doanh nghiệp có sử dụng tổng đài ảo. Thường nghe thông điệp như: “Chào mừng quý khách đã gọi đến công ty chúng tôi. Hãy nhấn phím 1 để gặp bộ phận kinh doanh, phím 2 để gặp bộ phận kỹ thuật…” tùy vào  phím nhấn của khách hàng, hệ thống sẽ tự chuyển hướng cuộc gọi theo yêu cầu mong muốn.

Tính năng này giúp tự động hướng dẫn chi tiết cho người gọi đến. Doanh nghiệp có thể tạo sẵn bất kỳ kịch bản nào (gặp tổng đài viên, chuyển trực tiếp đến máy nhánh liên quan, giải đáp thắc mắc,…). Nhờ đó, quá trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp trở nên chủ động và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

3. Tính năng nhạc chờ doanh nghiệp

Phát đoạn nhạc chờ đã được ghi âm sẵn để khách hàng có thể nghe quảng cáo các chương trình khuyến mãi thay cho những tiếng “Tút Tút Tút” nhàm chán.Tính năng gọi tự động (Auto Call): Với tính năng này, doanh nghiệp có thể tải danh sách số điện thoại khách hàng bất kỳ lên hệ thống. Sau đó cài đặt một lịch hẹn với một đoạn ghi âm được tạo sẵn (có thể cho robot đọc, hoặc thuê MC ghi âm chuyên nghiệp). Tổng đài ảo sẽ tự động gọi đến các số thuê bao trong danh sách để phát đoạn ghi âm đó, tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian gọi xác nhận đơn hàng, xác nhận lịch hẹn, duy trì mối quan hệ với khách hàng, chăm sóc, lấy ý kiến khách hàng, hay quảng cáo chủ động,…

4. Tính năng quản lý khách hàng

Lưu trữ khách hàng, lưu trữ cuộc gọi, truy xuất thông tin khách hàng gọi đến. Hiển thị pop-up thông tin khách hàng, ghi chú, và số lần tương tác. Giúp giao tiếp với khách hàng thuận tiện hơn, và tối đa tỉ lệ chốt sale.

5. Tính năng phễu khách hàng

Bỏ phễu khách hàng theo thứ tự ưu tiên để dễ dàng chăm sóc. Từ đó dễ dàng ra các ưu đãi cho khách hàng theo kịch bản phễu, ví dụ: Phễu Khách hàng chưa ký hợp đồng, Khách hàng đã ký hợp đồng, Khách hàng đã giới thiệu…

6. Tính năng chuyển hướng cuộc gọi vào số di động

Chuyển tiếp cuộc gọi qua điện thoại cá nhân của nhân viên. Nếu toàn bộ máy nhánh không online, dễ dàng nghe – gọi qua điện thoại cá nhân thông thường. Mà không sợ lỡ cuộc gọi, VD: Trường hợp không có 3G, WiFi, hoặc di chuyển nhiều, thì có thể chuyển tiếp cuộc gọi qua di động.

7. Tính năng điều hướng cuộc gọi thông minh

Tự động điều hướng cuộc gọi đến điện thoại viên gần nhất Phân phối cuộc gọi đến từng bộ phận chuyên môn. Tiếp nhận và xử lý thông tin Chia máy nhánh và cho phép khách hàng bấm phím để gặp trực tiếp.

8. Tính năng đảo số gọi ra

Doanh nghiệp có nhiều đầu số tổng đài khác nhau của nhiều nhà mạng. Hệ thống sẽ tự động đổi số đầu số gọi ra để cùng nhà mạng với số thuê bao mà doanh nghiệp muốn gọi. Từ đó mọi cuộc gọi đều là nội mạng, vì thế tiết kiệm rất nhiều chi phí cước thoại.

9. Tính năng SMS Brandname chăm sóc tự động bằng tin nhắn

Gửi tin nhắn SMS đến khách hàng vào những dịp kỷ niệm (sinh nhật, 1 năm sử dụng, voucher…). Để chăm sóc khách hàng, giúp tối ưu dòng đời khách hàng, gia tăng doanh thu, và quan hệ khách hàng. Ví dụ: Khách hàng thanh toán dịch vụ, thì có SMS để cảm ơn, hoặc tặng voucher khuyến mãi thêm…

9.1, Tính năng ghi âm cuộc gọi

Mọi cuộc gọi đi, hoặc nghe của toàn bộ nhân viên được ghi âm lại và báo cáo. Giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao khả năng thấu hiểu khách hàng. Và chất lượng chăm sóc của nhân viên.

9.2, Tính năng nghe – gọi trên nhiều thiết bị (PC, Mobile, IP Phone…

Nghe gọi dễ dàng trên PC, Laptop mà không cần dùng điện thoại bàn. Hỗ trợ tốt trên các HĐH: Android và iOS , chỉ cần có 3G/4G hoặc WiFi là có thể sử dụng được, chất lượng cực kỳ ổn định.

9.3, Tính năng báo cáo Real-Time (thực tế)

Mọi cuộc gọi đều được lưu trữ và báo cáo thời gian thực. Giúp kiểm soát chặt chẽ hơn, dễ dàng báo cáo chi phí hàng tháng, đối soát hoặc xuất hóa đơn. Quản lý Sale và TeleSale một cách thông minh và vô cùng tiện lợi.

9.4, Tính năng kết nối mạng xã hội

Kết nối với Fanpage Messenger của Facebook để CSKH có thể chăm sóc trên hệ thống mà không cần vào facebook. Tổng hợp các nguồn khách hàng vào CRM để dễ quản lý và phân chia khách hàng cho Sale.

9.5, Tính năng quản lý – giám sát nhân viên

Dễ dàng truy xuất báo cáo để xem nhân viên có làm việc hoặc có gọi khách hàng hay không? Đánh giá lại chất lượng dịch vụ chăm sóc của nhân viên khi nghe lại các file ghi âm cuộc gọi. Dễ dàng quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, và giao việc cho Sale hoặc Telesale hoàn thành.

9.6, Tính năng gọi nội bộ miễn phí

Các phòng ban hoặc các chi nhánh trên toàn quốc có thể gọi cho nhau hoàn toàn miễn phí. Dễ dàng trao đổi thông tin nội bộ mà lại vô cùng bảo mật. Hệ thống dùng chung trên nền tảng đám mây nên mọi thông tin sẽ được chia sẻ với nhau trên hệ thống.

9.7, Tính năng kết nối đầu số 1900, 1800, số cố định và số di động

Tích hợp hầu hết đầu số của các nhà mạng: Mobifone, Viettel, Vinaphone, FPT, CMC,…

8 lý do tại sao doanh nghiệp cần thiết lập một trung tâm cuộc gọi ảo

Đạt được tầm nhìn

Các trung tâm cuộc gọi ảo cung cấp các phân tích và báo cáo kinh doanh chuyên sâu cung cấp cho bạn khả năng hiển thị và hiểu biết cần thiết để cải thiện dịch vụ khách hàng của bạn, từ đó giúp doanh nghiệp của bạn.

Thu hút và giữ chân nhân tài

Các công ty cho phép làm việc từ xa có doanh thu nhân viên thấp hơn 25% so với những công ty không làm việc và 76% công nhân sẽ sẵn sàng ở lại với chủ nhân hiện tại nếu họ có thể làm việc linh hoạt hàng giờ.

Tiết kiệm thời gian và công sức

Các trung tâm cuộc gọi ảo rất linh hoạt và bạn có thể nhận trung tâm cuộc gọi của mình và chạy trong vòng chưa đầy một giờ. Điều tương tự cũng xảy ra đối với bất kỳ sửa đổi / nâng cấp nào; tất cả mọi thứ là ngay lập tức và nỗ lực.

Cắt giảm chi tiêu

Báo cáo Phân tích Nơi làm việc Toàn cầu chỉ ra rằng các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 11.000 đô la mỗi người mỗi năm bằng cách cho phép họ làm việc tại nhà.

Tăng tính linh hoạt & kiểm soát

Các trung tâm cuộc gọi ảo cực kỳ dễ cài đặt và định cấu hình và bạn có thể thay đổi luồng cuộc gọi và xóa hoặc sửa đổi người dùng khi đang di chuyển.

Chi phí thiết lập ban đầu thấp

Các doanh nghiệp có thể bắt đầu với một trung tâm cuộc gọi ảo với ít hơn 10% chi phí thiết lập ban đầu cần thiết trong trường hợp thiết lập tổng đài truyền thống.

Tăng năng suất

Một nghiên cứu do Cisco tài trợ cho thấy một phần làm việc tại nhà dẫn đến tăng năng suất 12% .

Loại bỏ thời gian chết

Với mức tăng 99,5% của Exotel, bạn có thể yên tâm rằng ngay cả khi có sự cố xảy ra, chúng tôi sẽ khắc phục trong vài phút.

Cách hoạt động của tổng đài ảo

Dịch vụ tổng đài ảo hoạt động rất đơn giản, tổng đài ảo sử dụng internet. Tức là truyền âm thanh, dữ liệu qua mạng internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Tổng đài ảo có thể hoạt động được trên nhiều thiết bị (PC, Mobile, IP Phone…), khi lắp đặt tổng đài ảo thì doanh nghiệp sẽ không cần đi dây điện thoại, mà sẽ dùng dây mạng LAN internet để có thể sử dụng, và cài phần mềm do Ngọc Thiên cung cấp về máy tính hoặc ứng dụng trên di động là đã có thể kết nối được với khách hàng mọi lúc mọi nơi khi có internet. Hiện nay, tổng đài ảo Ngọc Thiên còn cung cấp dịch vụ nghe-gọi trực tiếp bằng Video Call tương tự như Facebook/Zalo đang sử dụng.

Các bước đăng ký tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Bước 1: Đăng ký thông tin doanh nghiệp tại trang: https://vnvoip.com/lien-he/

Bước 2: Kích hoạt và hoàn tất thông tin trong hộp thư email

Bước 3: Lựa chọn đầu số tổng đài muốn sử dụng:

• Để sử dụng được dịch vụ này, đầu tiên doanh nghiệp cần đăng ký đầu số SIP được cung cấp bởi nhiều nhà mạng khác nhau như FPT, Viettel, CMC… với những đầu số tổng đài với các đầu số 1900, 1800, 028xx, 024xx, 0236xx, và các đầu số Mobile SIP 09xxx.
• Tổng đài ảo Ngọc Thiên có một kho đầu số đẹp tứ quý, tam hoa,… cho khách hàng lựa chọn phù hợp.
• Đầu số này cho phép gọi/nhận cùng lúc vô số cuộc gọi trên đa dạng thiết bị như di động, điện thoại IP, laptop,… Cước phí cũng hoàn toàn tương tự cước phí cuộc gọi thông thường.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục đăng ký, và hợp đồng với Ngọc Thiên, chỉ trong 30 phút.

Bước 5: Hệ thống đã được thiết lập, chỉ cần doanh nghiệp lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp với doanh nghiệp để sử dụng tổng đài ảo, có thể chọn: IP Phone, Software cài trên Smartphone, Software cài trên PC, hoặc nghe-gọi trực tiếp trên website.

So sánh tổng đài ảo với tổng đài cũ Analog

Câu hỏi thường gặp

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo khác nhau. Nhưng được các doanh nghiệp đánh giá cao và phản hồi tốt về chất lượng sử dụng thì đó chính là dịch vụ tổng đài ảo của Ngọc Thiên.

Quý khách có nhu cầu lắp tổng đài ảo xin liên hệ:

CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN

Tel: 028 77 79 8999 – Hotline: 0899 339 028 (Mr.Thoại)

Email: info@vnsup.com

Website: https://vnvoip.com/