Giải pháp lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

1. Phân tích nhu cầu

Bạn đang cần lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cho mục đích gì ?

• Phục vụ cho việc liên lạc nội bộ công ty. Gọi vào nghe lời chào bấm phím chọn được bộ phận cần gặp.
• Phục vụ cho bộ phận chăm sóc khách hàng. Cần nghe ghi âm để biết được phản hồi khách hàng, đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Tổng Đài có API để tích hợp các phần mềm CRM, ERP kết nối vào tổng đài để biết được thông tin khách hàng khi gọi đến, click to dial khi gọi ra, lưu được lịch sử cuộc gọi, file ghi âm ngay trên phầm mềm CRM.
• Tổng đài telesale. Sử dụng cho bộ phận telesales để gọi ra ngoài, ưu tiên thực hiện được nhiều cuộc gọi cùng lúc. Tiết kiệm cước phí gọi ra….
• lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp, số lượng máy nhánh , số lượng người dùng cần sử dụng.
• Sử dụng đầu số nào để gọi vào gọi ra, tích hợp các đầu số cũ lên tổng đài hoặc chọn các đầu số mới.

2. Chọn công nghệ phù hợp

2.1 Lắp đặt tổng đài điện thoại analog

Đây là công nghệ đã tồn tại lâu đời hiện tại vẫn nhiều công ty đang sử dụng một số đặc điểm của công nghệ này.

• Sử dụng trên công nghệ analog đã lỗi thời
• Từ tổng đài phải đi đường dây điện thoại đến các máy điện thoại con.
• Chỉ kết nối được nội bộ trong 1 văn phòng ( Nhiều văn phòng phải setup nhiều tổng đài , không liên kết được )
• Tính năng đơn giản : chỉ có một vài tính năng đơn giản như gọi nội bộ, gọi ra , gọi vào. Không có ghi âm, quản lý cuộc gọi được.
• Mở rộng khó khăn. Mỗi loại tổng đài có một cấu hình sẵn khi vượt qua cấu hình này thì việc nâng cấp mở rộng rất khó khăn. Ví dụ ban đầu công ty có 10 người cần 10 cái điện thoại nội bộ sau này phát sinh thêm 2 nhân viên mới thì việc mở rộng sẽ khá khó khăn.
• Không có API để kết nối với các phần mềm như CRM, ERP
• Và còn nhiều nhược điểm khác mà công nghệ này ngày càng được ít doanh nghiệp chọn vì đã lạc hậu lỗi thời.

2.2 Lắp đặt tổng đài điện thoại IP

Đây là công nghệ mới nhất hiện đại nhất mà trên thế giới đang được triển khai phổ biến. Tại Việt Nam công nghệ này cũng được đưa vào triển khai từ những năm 2010 và hiện tại đang dần dần phổ biến cho các doanh nghiệp muốn đầu tư tổng đài nội bộ mới hoặc nâng cấp từ tổng đài analog cũ sang.

Tổng đài điện thoại IP hay còn gọi voip là viết tắt của  voice over internet protocol là giao thức điện thoại qua internet chính nhờ đặc điểm này mà tổng đài IP có nhiều tính năng ưu việt hơn analog rất nhiều.

• Triển khai trên hạ tầng internet sẵn có : chỉ cần có internet, wifi là triển khai được. Không đòi hỏi về hạ tầng phức tạp
• Không phụ thuộc vào giới hạn vùng địa lý : một tổng đài có thể được sử dụng cho nhiều chi nhánh ở các vùng địa lý khác nhau.
• Quản lý ghi âm cuộc gọi của khách hàng , nhân viên nghe lại dễ dàng. Có thể lưu trữ được cuộc gọi rất lâu tùy thuộc vào ổ cứng tổng đài có thể gắn thêm.
• Thống kê báo cáo chi tiết cuộc gọi theo từng số điện thoại, từng nhân viên, cuộc gọi vào , gọi ra , gọi nội bộ.
• Nâng cấp mở rộng dễ dàng khi có phát sinh nhân viên mới.
• Có API để kết nối với các phần mềm thứ 3 như CRM, ERP…
• Và còn nhiều tính năng hiện đại khác để phục vụ cho chăm sóc khách hàng, bán hàng hiệu quả.

3 Thuê hay mua tổng đài điện thoại nội bộ?

Từ trước đến nay rất nhiều người đã quen với suy nghĩ việc mua một hệ thống tổng đài lắp đặt ở công ty là một điều ngẫu nhiên. Nhưng với thời đại bùng nổ về công nghệ và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 ra đời. Thì việc chọn thuê tổng đài IP đang là một xu hướng mới mà bạn cần phải quan tâm. Để có những so sánh cần thiết trước khi chọn thuê hay đầu tư tổng đài IP. Hãy cùng Ngọc Thiên phân tích nên thuê hay mua tổng đài IP.

4. Mua tổng đài điện thoại IP.

Nếu quyết định đầu tư tổng đài IP thì bạn nên cân nhắc các vấn đề sau.

4.1 Chi phí

• Phí đầu tư ban đầu : tùy từng loại tổng đài chi phí phổ biến từ 20 triệu trở lên
• Chi phí vận hành : Cần nguồn điện, chi phí nhân sự quản lý vận hành.

4.2 Quản lý vận hành

• Tổng đài IP là công nghệ mới nên nhất thiết phải có nhân sự IT chuyên trách để vận hành.
• Cần có phòng server để lắp đặt bảo đảm yếu tố điện mạng 24/7.
• Nâng cấp nhiều đường mạng, điện để dự phòng rủi ro.

5. Thuê tổng đài điện thoại nội bộ IP ( tổng đài ảo )

Thuê tổng đài IP ( tổng đài ảo ) trở thành xu thế ngày càng phát triển. Đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tối ưu bài toán nhân sự. Giảm thiệu bộ máy vận hành và tiết kiệm chi phí. Những doanh nghiệp làm về dịch vụ như tổng đài chăm sóc khách hàng, bán vé máy bay, du lịch, tư vấn luật … Rất cần một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ chuyên nghiệp nhưng không có nhiều nhân sự IT để hỗ trợ thì việc chọn thuê tổng đài ảo là rất phù hợp. Những ưu điểm của hệ thống tổng đài ảo

5.1 Chi Phí

• Chi phí đầu tư : Không tốn chi phí đầu tư ban đầu
• Chi phí vận hành. Linh hoạt theo nhu cầu của khách hàng chỉ từ 300k/ tháng cho 10 người sử dụng. Không phát sinh thêm bất kỳ chi phí

5.2 Quản lý vận hành

• Không cần nhân sự IP, được hỗ trợ kỹ thuật của voip24h hỗ trợ 24/7
• Không cần phòng server. Vì hệ thống của chúng tôi được đặt ở các data center của VDC hoạt động trên nền tảng cloud nên chỉ cần kết nối intenret là có thể sử dụng được.
• Nâng cấp mở rộng linh hoạt dễ dàng, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp