Đánh giá 5 loại hình tổng đài phổ biến hiện nay

Tổng đài điện thoại là một trong những giải pháp quan trọng cho các doanh nghiệp trong việc quản lý, hỗ trợ khách hàng và tối ưu hóa quá trình liên lạc. Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại hình tổng đài phổ biến để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp. Bài viết này , Ngọc Thiên sẽ giới thiệu cho bạn các loại tổng đài điện thoại phổ biến và các ưu nhược điểm của chúng để bạn dễ dàng đưa ra lựa chọn phù hợp!

1/ Tổng đài vật lý

Giải pháp tổng đài vật lý là một hệ thống điện thoại tập trung được lắp đặt tại một địa điểm cụ thể trong doanh nghiệp hoặc tổ chức. Hệ thống này cho phép người dùng quản lý và điều khiển các cuộc gọi đến và đi từ các đầu số thuộc quyền sở hữu của tổng đài, bao gồm cả số nội bộ và số điện thoại bên ngoài.

• Một trong những ưu điểm lớn nhất là tính ổn định và độ tin cậy cao. Do hệ thống được đặt tại một địa điểm cụ thể, việc quản lý và bảo trì hệ thống dễ dàng hơn. Hơn nữa, với phần cứng mạnh mẽ, giải pháp tổng đài vật lý có tốc độ xử lý nhanh và hiệu quả, giúp người dùng quản lý các cuộc gọi một cách dễ dàng.
• Tổng đài vật lý cũng có tính năng phong phú, bao gồm chuyển tiếp cuộc gọi, giữ cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi và nhiều tính năng khác. Nhờ đó, người dùng có thể quản lý các cuộc gọi một cách hiệu quả hơn.
• Tuy nhiên, giải pháp cũng có những nhược điểm: Chi phí đầu tư và bảo trì của tổng đài vật lý này thường khá cao, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp và tổ chức nhỏ. Hạn chế về địa điểm cũng là một vấn đề, bởi giải pháp tổng đài vật lý chỉ hoạt động tại một địa điểm cụ thể. Ngoài ra, giải pháp này cũng khó thích nghi với mô hình làm việc từ xa, khi các nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau.

Một số thương hiệu nổi bật như Panasonic, Alcatel-Lucent và Cisco đã cung cấp các giải pháp tổng đài vật lý đáp ứng các nhu cầu kết nối điện thoại của các doanh nghiệp và tổ chức, từ nhỏ đến lớn. Các giải pháp này được thiết kế để giúp người dùng quản lý các cuộc gọi một cách dễ dàng và hiệu quả.

*Xem thêm: Tổng đài điện thoại là gì?

2/ Tổng đài điện thoại IP

Tổng đài IP (IP PBX) là một hệ thống điện thoại dựa trên giao thức IP, cho phép các doanh nghiệp kết nối các điện thoại với nhau qua mạng internet hoặc mạng nội bộ. Việc sử dụng tổng đài IP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tiết kiệm chi phí, tính linh hoạt và tiện lợi, cũng như dễ dàng quản lý.

• Tổng đài IP tiết kiệm chi phí bởi vì không cần đầu tư vào các hệ thống điện thoại truyền thống và các cuộc gọi giữa các chi nhánh, văn phòng được thực hiện qua mạng internet. Giảm bớt chi phí di chuyển thông tin. Tính linh hoạt và tiện lợi của tổng đài IP cho phép định tuyến cuộc gọi đến bất kỳ vị trí nào trên thế giới thông qua mạng internet. Ngoài ra, còn cung cấp cho người quản lý một giao diện quản lý trực quan và dễ sử dụng. Cho phép quản lý các tài khoản người dùng một cách dễ dàng.
• Tuy nhiên, tổng đài IP cũng có một số nhược điểm, bao gồm phụ thuộc vào đường truyền internet, khó khăn trong việc cấu hình ban đầu và rủi ro về bảo mật. Để đảm bảo chất lượng cuộc gọi, tổng đài IP yêu cầu đường truyền internet ổn định và có băng thông đủ. Việc cài đặt và cấu hình hệ thống tổng đài IP cũng khá phức tạp và yêu cầu kiến thức kỹ thuật cao. Do đó có thể tốn nhiều thời gian và chi phí. Nếu không được cấu hình và quản lý chặt chẽ, tổng đài IP có thể dễ bị tấn công và đánh cắp thông tin do có kết nối với mạng internet.

*Các thương hiệu nổi bật tại Việt Nam bao gồm Cisco, Avaya và Yealink:

• Tổng đài IP của Cisco: tích hợp nhiều tính năng tiện ích như hội nghị trực tuyến, tích hợp nhiều thiết bị kết nối và tính năng quản lý cuộc gọi.
• Tổng đài IP của Avaya: được thiết kế với khả năng tích hợp các tính năng như quản lý cuộc gọi, hội nghị trực tuyến và chức năng ghi âm.
• Tổng đài IP của Yealink: có khả năng tích hợp với nhiều nền tảng phần mềm khác nhau, đáp ứng nhu cầu kết nối và quản lý cuộc gọi của các doanh nghiệp một cách tiện lợi và hiệu quả.

3/ Tổng đài ảo

Giải pháp tổng đài điện thoại ảo là một dịch vụ điện thoại trên mạng, cho phép các doanh nghiệp và tổ chức tạo ra một tổng đài điện thoại ảo và quản lý các cuộc gọi đến và đi của mình thông qua giao diện web hoặc phần mềm được cài đặt trên máy tính.

• So với giải pháp tổng đài vật lý, giải pháp tổng đài điện thoại ảo có chi phí đầu tư thấp hơn nhiều, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Khả năng quản lý các cuộc gọi đến và đi thông qua giao diện web hoặc phần mềm của giải pháp tổng đài điện thoại ảo mang lại tính dễ dàng và linh hoạt cho người quản lý. Giải pháp tổng đài điện thoại ảo cung cấp nhiều tính năng như lời chào, hệ thống phản hồi âm thanh tự động, cuộc gọi chuyển tiếp, v.v.
• Tuy nhiên, giải pháp tổng đài điện thoại ảo phụ thuộc vào kết nối internet để hoạt động, và điều kiện về độ trễ trong kết nối internet có thể ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi. Ngoài ra, một số giải pháp tổng đài điện thoại ảo không tương thích với một số hệ thống điện thoại khác.

Các thương hiệu nổi bật tại Việt Nam bao gồm RingCentral, Freshcaller và Talkdesk, các giải pháp này đều cung cấp nhiều tính năng và được ưa chuộng trong cộng đồng doanh nghiệp.

4/ Tổng đài điện thoại đám mây

Tổng đài điện thoại đám mây là một giải pháp tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp muốn cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng mà không cần đầu tư quá nhiều vào cơ sở hạ tầng. Thay vì sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại truyền thống, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại trên đám mây để xử lý các cuộc gọi đến và đi.

• Giải pháp tổng đài điện thoại đám mây linh hoạt và có thể dễ dàng mở rộng hoặc thay đổi theo nhu cầu của doanh nghiệp. Nhân viên có thể truy cập vào hệ thống tổng đài điện thoại đám mây bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu có kết nối internet. Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc bảo trì thiết bị và phần mềm, đồng thời giảm thiểu rủi ro về bảo mật.
• Tuy nhiên, giải pháp tổng đài điện thoại đám mây phụ thuộc vào tốc độ kết nối internet của doanh nghiệp và có thể dễ dàng bị tấn công bởi các hacker hoặc tin tặc. Ngoài ra, sử dụng dịch vụ tổng đài điện thoại đám mây cần phải trả một khoản phí hàng tháng cho nhà cung cấp dịch vụ.

Các thương hiệu nổi bật tại Việt Nam bao gồm 3CX, Asterisk và FreePBX. Các giải pháp này cung cấp nhiều tính năng tiện ích như gọi điện thoại qua Internet, tích hợp với các ứng dụng quản lý khách hàng và các phần mềm liên lạc khác, hội nghị trực tuyến…

5/ Tổng đài tích hợp CRM

Tổng đài điện thoại tích hợp CRM là một giải pháp đa chức năng giúp các doanh nghiệp quản lý và xử lý các cuộc gọi đến từ khách hàng một cách hiệu quả hơn. Bằng cách kết hợp giữa các tính năng của tổng đài điện thoại và phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Giải pháp này cung cấp rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

• Một trong những ưu điểm của giải pháp này là tăng cường tương tác khách hàng. Hệ thống giúp giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng và tăng khả năng tương tác của doanh nghiệp với khách hàng, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Ngoài ra, giải pháp cũng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Tổng đài điện thoại tích hợp CRM cho phép doanh nghiệp tổ chức, phân loại và quản lý thông tin khách hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp xử lý các yêu cầu của khách hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Ngoài các lợi ích trên, còn giúp tăng cường hiệu quả quản lý. Hệ thống giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và đánh giá kết quả hoạt động của tổng đài điện thoại và quản lý tình trạng của khách hàng, giúp doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh của mình.
• Tuy nhiên, cũng có một số nhược điểm cần lưu ý: Đầu tiên, việc đầu tư ban đầu cho hệ thống có thể cao hơn so với giải pháp tổng đài truyền thống. Do yêu cầu phải cài đặt phần mềm và phần cứng đặc biệt. Thứ hai, do hệ thống có nhiều tính năng và chức năng phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải đào tạo nhân viên để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả. Cuối cùng, hệ thống phụ thuộc vào tốc độ kết nối internet của doanh nghiệp. Vì vậy có thể gặp khó khăn trong trường hợp kết nối internet không ổn định.

*Tổng kết lại, việc lựa chọn loại hình tổng đài điện thoại phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là rất quan trọng. Những loại hình tổng đài điện thoại phổ biến như tổng đài vật lý, tổng đài IP, tổng đài ảo và tổng đài điện thoại đám mây và tổng đài tích hợp CRM đều có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chọn một giải pháp tổng đài điện thoại phù hợp với doanh nghiệp của bạn.