Thông tin cơ bản về VoIP: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu làm chủ giọng nói qua IP

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học mọi thứ bạn cần biết về VoIP.

Bạn sẽ khám phá cách thức hoạt động, thuật ngữ phổ biến, các cách khác nhau. Để bắt đầu và cách tìm giải pháp phù hợp cho bạn và doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn đang tìm cách thiết lập cơ sở hạ tầng liên lạc mới hoặc mở rộng quy mô hệ thống hiện tại của mình, hướng dẫn này sẽ cho bạn thấy những lợi ích của dịch vụ điện thoại dựa trên đám mây.

Thoại qua IP (VoIP) là gì?

Nói ngắn gọn là Giao thức Internet hoặc VoIP. Cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi điện thoại giá rẻ qua internet.

Bạn có thể thường nghe thấy các thuật ngữ Dịch vụ điện thoại internet băng thông trực tuyến. Và điện thoại băng thông trực tuyến, khi nói đến dịch vụ này. Nhưng ngày nay VoIP là thuật ngữ tiêu chuẩn được sử dụng trong các chuyên gia CNTT.

Sau khi bạn thiết lập hệ thống điện thoại VoIP. Bạn có thể quay số ở bất cứ đâu trên thế giới và bất kỳ ai cũng có thể gọi cho bạn. Công nghệ cơ bản làm cho việc nói chuyện với mọi người qua điện thoại đơn giản như gửi tin nhắn trực tiếp qua phương tiện truyền thông xã hội.

Làm thế nào nó hoạt động? Câu trả lời phụ thuộc vào phương pháp bạn đang sử dụng:

• Điện thoại IP: Các thiết bị này hoạt động theo kiểu tương tự như các hệ thống điện thoại truyền thống. Nhưng lần này chúng cắm thẳng vào máy tính của bạn. Điện thoại IP thường đi kèm với tất cả phần cứng và phần mềm cần thiết. Để kết nối với bộ định tuyến hoặc máy chủ của bạn.
• Máy tính với máy tính: Với phương pháp này. Tất cả những gì bạn cần là phần mềm phù hợp và một card âm thanh tốt. Nếu bạn có tai nghe và micrô, bạn nên đi.
• Bộ chuyển đổi điện thoại tương tự (ATA): Bộ chuyển đổi ATA cho phép bạn cắm điện thoại truyền thống vào máy tính và thực hiện các cuộc gọi VoIP. Nó nhận tín hiệu tương tự từ điện thoại truyền thống của bạn và chuyển đổi nó thành dữ liệu kỹ thuật số, sau đó có thể được truyền qua internet.

Sự khác biệt chính giữa ATA và IP là trong các đầu nối. ATA sử dụng các đầu nối RJ-11 truyền thống. Trong khi điện thoại IP sử dụng các đầu nối RJ-45 có thể cắm trực tiếp vào cổng Ethernet.

1. Lợi ích của VoIP

Bây giờ bạn đã hiểu những điều cơ bản về cách thức hoạt động của VoIP. Câu hỏi là, tại sao bạn nên đầu tư vào nó?

Có nhiều lợi ích đối với VoIP. Và lý do để thực hiện nó sẽ phụ thuộc vào cấu trúc, chiến lược và mục tiêu kinh doanh của bạn.

Dưới đây là một số lý do phổ biến mà các tổ chức và chuyên gia CNTT đầu tư vào VoIP:

1. Chi phí: 

Giảm phần cứng có nghĩa là ít chi phí hơn. Cho việc thiết lập và duy trì ngăn xếp liên lạc của bạn. Điện thoại cố định truyền thống đắt tiền do số lượng hạn chế có sẵn. Đây không phải là vấn đề khi thực hiện cuộc gọi qua internet. Làm cho nó trở thành một cách tiếp cận rẻ hơn.

2. Độ tin cậy: 

Nếu internet bị sập, điều đó có nghĩa là bạn không thể thực hiện cuộc gọi? Nhờ các tùy chọn chuyển tiếp cuộc gọi linh hoạt, câu trả lời là không. Điều tương tự cũng xảy ra đối với các can nhiễu thời tiết, hoặc mất điện và phần cứng.

3. Tính di động: 

Nếu bạn có một điện thoại thông minh có thể kết nối với internet. Bạn có thể thực hiện các cuộc gọi VoIP khi đang di chuyển. Điều này đặc biệt hữu ích cho các đội từ xa. Vì nó cho phép họ thực hiện cuộc gọi từ bất cứ nơi nào trên thế giới. Trong thời đại làm việc từ xa, một hệ thống điện thoại văn phòng từ xa có doanh nghiệp của bạn được bảo hiểm.

4. Đơn giản: 

Tìm cách để thực hiện cuộc gọi hội nghị qua điện thoại cố định? Hãy chuẩn bị để trả thêm chi phí phần cứng và kết nối. Tuy nhiên, đây không phải là vấn đề với VoIP. Cho phép nhiều người tham gia cuộc gọi mà băng thông internet của bạn cho phép.

5. Hiệu quả dịch vụ khách hàng: 

Từ góc độ hoạt động. Bạn có thể sử dụng VoIP cho các quy trình dịch vụ khách hàng hiệu quả hơn. Sử dụng ghi âm cuộc gọi để huấn luyện nhóm của bạn và lắng nghe những câu hỏi thường gặp. Có thể được sử dụng để thông báo cho cơ sở kiến ​​thức của bạn.

6. Tăng trưởng doanh số: 

VoIP cũng có thể được sử dụng để đào tạo bán hàng. Cho phép các nhà quản lý bán hàng điều chỉnh phản hồi của họ trong các cuộc họp một-một. Với các công cụ và lãnh đạo phù hợp, bạn có thể phát triển nhanh hơn.

Đối với các tổ chức được thành lập, việc chuyển sang một nền tảng điện thoại dựa trên internet có vẻ tốn kém. Nhưng lợi ích lâu dài vượt xa tiết kiệm. Việc triển khai một hệ thống VoIP có thể cải thiện hiệu quả và trao quyền cho các nhóm thực hiện công việc tốt nhất của họ.

2. Dịch vụ VoIP tại chỗ so với máy chủ lưu trữ

Với sự hiểu biết về lợi ích, bước tiếp theo là triển khai hệ thống VoIP. Thông thường, có hai cách tiếp cận: Tại chỗ và được lưu trữ (dựa trên đám mây).

Cả hai đều vận hành cái gọi là Sàn giao dịch chi nhánh tư nhân (hay gọi tắt là PBX ). Mỗi loại hệ thống điện thoại đều có ưu và nhược điểm tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn.

Với tổng đài tại chỗ, tất cả các thiết bị và phần cứng cần thiết để thực hiện các cuộc gọi VoIP được tổ chức tại văn phòng. Thông thường, điều này sẽ được lưu trữ trong phòng máy chủ được chỉ định của bạn (nếu bạn có). Các cuộc gọi được thực hiện từ điện thoại IP kết nối với tổng đài (hoặc máy chủ IP-PBX) bằng kết nối LAN.

Mặt khác, Hosted PBX là nơi mà một công ty bên thứ ba chịu trách nhiệm xử lý phần cứng, thiết lập và bảo trì hệ thống PBX. Những cơn đau đầu thường liên quan đến việc bắt đầu không còn là vấn đề của bạn nữa.

Hãy xem xét những ưu và nhược điểm của từng hệ thống chuyên sâu hơn:

Ưu điểm & nhược điểm của tổng đài tại chỗ

Lưu trữ và ưu điểm của tổng đài:

Nếu bạn chọn tuyến đường được lưu trữ, hãy chắc chắn tìm một nhà cung cấp có giao diện trong trò chơi. Nói cách khác, một thương hiệu tự hào về việc xây dựng một sản phẩm chất lượng cao mà họ không ngừng lặp đi lặp lại và cải tiến.

3. Thuật ngữ VoIP

Các định nghĩa này sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách thức hoạt động của VoIP khi bạn bắt đầu nghiên cứu và triển khai hệ thống phù hợp cho tổ chức của mình.

Giao thức khởi tạo phiên ( SIP )

SIP là một giao thức được sử dụng để bắt đầu các phiên VoIP trong thời gian thực. Nó cũng cho phép bạn duy trì, sửa đổi và chấm dứt từng kết nối.

Là một giao thức báo hiệu, nó được sử dụng khi hai hoặc nhiều điểm cuối giao tiếp với nhau thông qua giọng nói, video hoặc tin nhắn.

Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN)

PSTN là một bộ sưu tập điện thoại và các thiết bị tập trung vào giọng nói trên toàn thế giới. Điều này bao gồm các thiết bị hoạt động ở cấp quốc gia hoặc địa phương.

Nói một cách đơn giản, đó là cơ sở hạ tầng cho phép viễn thông công cộng và tư nhân. Nó kết nối các đường dây điện thoại, mạng di động, cáp quang. Và cáp điện thoại dưới biển, cho phép các thiết bị kết nối với nhau.

Trunking SIP

Các nhà cung cấp truyền thông sử dụng SIP Trunking để kết nối PBX cùng với mạng điện thoại truyền thống để gửi và nhận cuộc gọi qua internet. Đó là cách tốt nhất để trang bị thêm một tổng đài văn phòng hiện có với kết nối VoIP.

Codec

Khi nói về codec trong bối cảnh VoIP, công việc của họ là nén dữ liệu VoIP để tiết kiệm băng thông và cải thiện tốc độ kết nối.

Một số codec cũng cung cấp chức năng triệt tiêu im lặng. Mà ngăn chặn dữ liệu được truyền đi khi một (hoặc một vài) bên không nói chuyện với thiết bị của họ. Codec cung cấp nhiều hơn tối ưu hóa băng thông. Chúng làm cho cuộc gọi của bạn có âm thanh vượt trội với dải tần số gấp đôi của một cuộc gọi điện thoại thông thường. Bằng cách sử dụng codec G.722 hoặc G.729.

Giao thức cấu hình máy chủ động (DHCP)

DHCP được các thiết bị mạng phía máy khách sử dụng để gán địa chỉ IP và các tham số quan trọng khác để tạo kết nối. Nó cũng đảm bảo địa chỉ IP là duy nhất. Điện thoại VoIP có thể được cấu hình với một IP tĩnh hoặc IP động.

Jitter

Jitter là biến thể  giữa thời gian cần thiết để một gói dữ liệu đến đích. Khi độ giật cao, người dùng cảm nhận điều này là lag lag

Độ trễ

Độ trễ là khoảng thời gian giữa một tín hiệu được gửi và nó đến điểm cuối khác. Nói cách khác, đó là khoảng thời gian mà người nhận phải nghe thấy giọng nói của người dùng.

Cách xây dựng cơ sở hạ tầng VoIP

Là một nhà lãnh đạo CNTT, bạn có thể đang xem xét lộ trình nội bộ. Nhiều người tìm thấy mức độ kiểm soát mà nó cung cấp hấp dẫn.

Trước khi chúng tôi đi sâu vào việc đánh giá các tùy chọn được lưu trữ, trước tiên chúng ta hãy xem xét những gì cần thiết để xây dựng cơ sở hạ tầng VoIP nội bộ, để bạn có thể quyết định hệ thống nào phù hợp với mình.

Bước 1: Tìm hiểu yêu cầu kinh doanh của bạn

Vì VoIP hoạt động qua internet, bạn phải đảm bảo bạn có kết nối mạnh mẽ và đáng tin cậy. Một phần của việc hiểu điều này là tìm hiểu xem bạn cần bao nhiêu người dùng.

Bạn cũng sẽ cần xác định những tài nguyên được chia sẻ là cần thiết trên toàn công ty. Ví dụ, ba phòng họp có nghĩa là ba điện thoại hội nghị.

Khi bạn biết có bao nhiêu người dùng bạn phải đáp ứng, bạn có thể đánh giá xem khả năng internet hiện tại của mình có đủ hay không.

Tất nhiên, ngay cả khi bạn có 100 nhân viên, không phải tất cả trong số họ sẽ sử dụng hệ thống VoIP cùng một lúc. Nhưng bạn sẽ cần tính đến việc tăng khối lượng bất ngờ.

Nói chuyện với ISP của bạn về các yêu cầu của bạn và xem những gì họ có thể cung cấp cho bạn. Chúng tôi cũng đã tạo một công cụ kiểm tra tốc độ VoIP để bạn có thể xem kết nối hiện tại của bạn có thể xử lý bao nhiêu dữ liệu:

Bây giờ, bạn có thể tính toán số lượng dòng bạn sẽ cần để hỗ trợ nhu cầu kinh doanh. Để có được một con số chính xác, hãy xem xét những điều sau đây :

• Điện thoại: Bạn cần bao nhiêu điện thoại trong sáu, 12 hoặc thậm chí 24 tháng tới?
• Số: Nếu bạn có nhiều hơn một địa điểm, bạn có thể cần một số doanh nghiệp riêng cho mỗi địa điểm
• Cuộc gọi đồng thời: Cuộc gọi trong hoặc ngoài nước được coi là một dòng đang sử dụng. Nếu bạn dự đoán một số lượng cuộc gọi trong và ngoài nước nhất định tại bất kỳ thời điểm nào (ví dụ 50), thì đó là số lượng đường dây bạn sẽ cần

Bước 2: Thiết lập phần cứng

Khi thiết lập hệ thống VoIP, bạn sẽ cần phần cứng phù hợp để đáp ứng nhu cầu của bạn. Đây là hệ thống tổng đài có thể trông như thế nào:

Hãy chia nhỏ các yếu tố quan trọng được trình bày trong sơ đồ trên.

• Internet: Bạn sẽ cần kết nối internet ổn định để xử lý số lượng đường dây bạn cần. Một lần nữa, hãy nói chuyện với ISP của bạn nếu bạn cần tư vấn hoặc đánh giá nhu cầu của bạn
• Bộ định tuyến & máy chủ: Khi VoIP kết nối với internet, bạn sẽ cần một bộ định tuyến kết nối với máy chủ của mình. Mỗi điện thoại IP sau đó sẽ kết nối trực tiếp với máy chủ
• SIP trunk: Điều này kết nối với nhà cung cấp dịch vụ VoIP của bạn. Điều này tránh chia sẻ cùng một kết nối internet mà phần còn lại của doanh nghiệp sử dụng
• Bộ định tuyến không dây: Cho phép các thiết bị di động sử dụng phần mềm / ứng dụng VoIP để kết nối với hệ thống
• Điện thoại IP: Cắm trực tiếp vào máy chủ thông qua các đầu nối RJ11, cho phép nhân viên thực hiện cuộc gọi

Bước 3: Chọn nhà cung cấp và tính năng

Có hàng tá nhà cung cấp sẵn sàng đáp ứng nhu cầu VoIP và PBX của bạn, tất cả đều có chi phí và tính năng khác nhau.

Chúng tôi sẽ đề cập đến cách đánh giá các nhà cung cấp khác nhau trong phần tiếp theo. Hiện tại, chúng ta hãy xem xét các tính năng bạn nên xem xét khi xây dựng cơ sở hạ tầng VoIP của mình.

Dưới đây là năm trong số các tính năng VoIP quan trọng nhất (và phổ biến) mà hầu hết các doanh nghiệp và chuyên gia CNTT đều coi là một thứ bắt buộc phải có:

1. Thư thoại (và chuyển tiếp cuộc gọi): Sẽ có lúc nhân viên không thể trả lời điện thoại. Thư thoại là rất quan trọng để cho phép khách hàng và nhà cung cấp để lại tin nhắn.
2. Ghi âm cuộc gọi: Điều này rất quan trọng đối với các ngành công nghiệp được quy định nhiều. Nó cũng có thể được sử dụng như một công cụ chiến lược để cải thiện hành trình khách hàng của bạn và đào tạo đại diện bán hàng về các điểm gắn bó của họ.
3. Tiếp viên tự động: Tính năng này chào đón những người gọi điện thoại với tin nhắn tự động và định tuyến cho họ tùy thuộc vào lý do họ gọi. Ví dụ, báo chí nhấn nút một để nói chuyện với dịch vụ khách hàng.
4. Không làm phiền: Cho phép người dùng chặn các cuộc gọi đến khác khi họ đã kết nối điện thoại với ai đó. Lý tưởng cho các chuyên gia tư vấn làm việc trực tiếp với khách hàng muốn đưa ra sự chú ý không phân chia của họ.
5. Hội nghị: Tìm kiếm phần mềm với các tính năng hội nghị mạnh mẽ, chẳng hạn như khả năng truyền tệp và thực hiện cuộc gọi video.

Đánh giá các nhà cung cấp VoIP dựa trên đám mây

Các lợi ích khác của việc chuyển sang hệ thống điện thoại đám mây bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Theo Sage Research, các doanh nghiệp tiết kiệm trung bình 1.727 đô la mỗi tháng khi sử dụng VoIP được lưu trữ.
• Các cuộc gọi quốc tế giá rẻ: Gọi bất cứ nơi nào trên thế giới với mức giá thấp nhất chỉ từ một xu mỗi phút.
• Tích hợp: Hầu hết các giải pháp được lưu trữ sẽ tích hợp với CRM. Tiếp thị qua email, thương mại điện tử và các nền tảng khác của bạn.
• Tính di động thực sự: Thực hiện cuộc gọi từ cùng một số trên bất kỳ thiết bị nào, bất cứ nơi nào trên thế giới. Điều đó bao gồm điện thoại thông minh và máy tính bảng.
• Truyền thông hợp nhất: Tất cả các kênh được tích hợp vào một bảng điều khiển duy nhất. Cho phép nhân viên xem thông tin liên lạc trên toàn tổ chức trong một nguồn cấp dữ liệu duy nhất.

Hãy chắc chắn kiểm tra hướng dẫn toàn diện của chúng tôi. Để chọn hệ thống điện thoại VoIP được tải với các chiến lược, ví dụ và thực tiễn tốt nhất. Hiện tại, chúng ta hãy xem xét cách đánh giá các nhà cung cấp và tìm một nhà cung cấp phù hợp với bạn.

1. Xác định yêu cầu của bạn

Với nhiệm vụ của bạn được xác định, bao gồm các tính năng bạn cần để đạt được kết quả mong muốn. Ví dụ: bạn có thể mong đợi nền tảng VoIP được lưu trữ của mình sẽ cung cấp các thông tin sau:

• Nhắn tin trực tiếp giữa các đội
• Phân tích và báo cáo truyền thông
• Ứng dụng di động để truy cập VoIP mọi lúc, mọi nơi
• Thu âm cuộc gọi
• Hội nghị truyền hình
• Tích hợp với các quy trình kinh doanh hiện có
• Hoạt động trên các kênh khác nhau (email, điện thoại, trò chuyện, văn bản, v.v.)

Nếu bạn đang sử dụng nền tảng VoIP và đang tìm cách chuyển đổi, bạn cũng nên hỏi các nhà cung cấp tiềm năng nếu họ sẽ giúp di chuyển, lên tàu và đào tạo.

Nói tóm lại, tài liệu yêu cầu của bạn nên phác thảo chính xác những gì bạn cần. Để đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn. Trong khi làm cho quá trình thiết lập và lên tàu diễn ra suôn sẻ nhất có thể.

2. Ngân sách của bạn là bao nhiêu?

Với tất cả các nhu cầu của bạn được bổ sung, bạn sẽ cần biết nó sẽ có giá bao nhiêu.

Một số nhà cung cấp sẽ bao gồm tất cả các tính năng trong một gói duy nhất, với một khoản phí cố định tùy thuộc vào số lượng người dùng cần thiết. Những người khác có thể tính phí thêm cho các tính năng cao cấp. Hãy ghi nhớ điều này và chắc chắn kiểm tra các trang định giá của từng nhà cung cấp nếu có.

Nếu bạn muốn thực sự chi tiết với ngân sách của mình, bạn có thể tính toán như sau:

• Tổng số người dùng cần thiết
• Số lượng cuộc gọi trung bình được thực hiện mỗi ngày
• Thời lượng trung bình của các cuộc gọi (được phân chia theo nhóm và toàn bộ tổ chức)
• Phần cứng cần thiết (ví dụ: điện thoại bàn, micrô và tai nghe)

3. Danh sách ngắn và đánh giá các nhà cung cấp

Bảo mật VoIP

Bất kỳ chuyên gia CNTT nào xứng đáng với muối của họ sẽ quan tâm đến bảo mật VoIP . VoIP làm thế nào an toàn là VoIP? là một câu hỏi phổ biến chúng ta nghe trong không gian.

Câu trả lời phụ thuộc vào cách tiếp cận bạn đã chọn. Ví dụ: nếu bạn đã quyết định xây dựng một hệ thống tại cơ sở, thì bạn sẽ cần cài đặt và giám sát các quy định phù hợp chống lại các cuộc tấn công độc hại.

Để cải thiện bảo mật tại chỗ của bạn, hãy đảm bảo bạn đã cài đặt tường lửa bảo vệ tổ chức. Bộ định tuyến của bạn cũng nên đi kèm với các cài đặt bảo mật tích hợp nhưng hãy nói với nhà sản xuất nếu bạn không chắc chắn.

Nếu bạn lo lắng rằng các cuộc gọi VoIP có thể bị hack, bị chặn và bị theo dõi, thì đừng sợ – các mạng VoIP được cài đặt chuyên nghiệp rất an toàn. Nhà cung cấp VoIP của bạn có thể cung cấp mã hóa cho điện thoại đã triển khai của bạn. Vì điều này thay đổi tùy theo thiết bị và cấu hình, bạn sẽ muốn liên hệ với họ để xác minh tính tương thích.