Tìm hiểu 5 lỗi phổ biến khi sử dụng tổng đài điện thoại và cách khắc phục

Tổng đài điện thoại là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và quản lý mối quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng tổng đài, không tránh khỏi xuất hiện các lỗi gây phiền toái và ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Bài viết này Ngọc Thiên sẽ giới thiệu các lỗi phổ biến khi sử dụng tổng đài điện thoại và cách khắc phục chúng.

Lỗi 1: Không thể kết nối cuộc gọi đến tổng đài

Một trong những lỗi phổ biến khi sử dụng tổng đài là không thể kết nối cuộc gọi đến tổng đài. Nguyên nhân của lỗi này có thể do:

• Đường truyền mạng bị gián đoạn
• Thiết bị tổng đài hỏng hoặc không hoạt động
• Cấu hình tổng đài không đúng

*Cách khắc phục:

1. Kiểm tra đường truyền mạng và đảm bảo rằng tất cả các kết nối đều ổn định.
2. Kiểm tra thiết bị tổng đài và thay thế hoặc sửa chữa nếu cần thiết.
3. Kiểm tra và chỉnh sửa cấu hình tổng đài nếu phát hiện sai sót.

Lỗi 2: Chất lượng âm thanh kém

Chất lượng âm thanh kém cũng là một trong những lỗi phổ biến khi sử dụng tổng đài khiến cho cuộc gọi trở nên khó nghe và giao tiếp bị gián đoạn. Các nguyên nhân gây ra lỗi này bao gồm:

• Đường truyền mạng yếu
• Thiết bị tổng đài hoặc điện thoại có chất lượng kém
• Cấu hình âm thanh không phù hợp

*Cách khắc phục:

1. Kiểm tra và nâng cấp đường truyền mạng nếu cần thiết.
2. Thay thế hoặc sửa chữa thiết bị tổng đài và điện thoại nếu phát hiện hỏng hóc.
3. Kiểm tra và điều chỉnh cấu hình âm thanh của tổng đài để đảm bảo chất lượng tốt nhất.

>>Xem thêm:

• 5 sai lầm khi lựa chọn tổng đài cho doanh nghiệp

• Giải pháp tối ưu hóa hệ thống tổng đài

Lỗi 3: Tổng đài không phân bổ cuộc gọi đến nhân viên

Lỗi này khiến cho cuộc gọi không được chuyển đến nhân viên phù hợp, gây ra sự chậm trễ và gián đoạn trong quá trình giao tiếp. Nguyên nhân có thể do:

• Cấu hình phân bổ cuộc gọi không chính xác
• Nhân viên không đăng nhập vào tổng đài
• Nhân viên đang ở trạng thái “Không sẵn sàng” hoặc “Tạm nghỉ”

*Cách khắc phục:

1. Kiểm tra và chỉnh sửa cấu hình phân bổ cuộc gọi của tổng đài.
2. Đảm bảo rằng nhân viên đã đăng nhập vào tổng đài và sẵn sàng nhận cuộc gọi.
3. Đào tạo và nhắc nhở nhân viên về việc cập nhật trạng thái làm việc trên tổng đài.

Lỗi 4: IVR (Interactive Voice Response) không hoạt động đúng

IVR là một tính năng quan trọng của tổng đài, giúp khách hàng lựa chọn chức năng và chuyển hướng cuộc gọi đến nhân viên phù hợp. Tuy nhiên, đôi khi IVR không hoạt động đúng, gây ra sự bối rối cho khách hàng. Và là lỗi phổ biến khi sử dụng tổng đài. Nguyên nhân gây ra lỗi này có thể do:

• Cấu hình IVR không chính xác
• File âm thanh của IVR bị lỗi hoặc không tồn tại
• Lỗi kết nối giữa tổng đài và hệ thống IVR

*Cách khắc phục:

1. Kiểm tra và chỉnh sửa cấu hình IVR nếu phát hiện sai sót.
2. Kiểm tra và thay thế file âm thanh của IVR nếu cần thiết.
3. Đảm bảo rằng kết nối giữa tổng đài và hệ thống IVR hoạt động ổn định.

Lỗi 5: Cuộc gọi bị đứt quãng hoặc mất kết nối

Lỗi này là lỗi phổ biến khi sử dụng tổng đài khiến cuộc gọi không thể tiếp tục và buộc phải kết thúc sớm, gây phiền toái cho khách hàng và nhân viên. Các nguyên nhân gây ra lỗi này bao gồm:

• Đường truyền mạng không ổn định
• Lỗi phần mềm tổng đài
• Lỗi về thiết bị tổng đài hoặc điện thoại

*Cách khắc phục:

1. Kiểm tra và nâng cấp đường truyền mạng nếu cần thiết.
2. Cập nhật hoặc sửa chữa phần mềm tổng đài nếu phát hiện lỗi.
3. Kiểm tra và thay thế hoặc sửa chữa thiết bị tổng đài và điện thoại nếu cần thiết.

Kết luận

Việc sử dụng tổng đài điện thoại đúng cách và khắc phục kịp thời các lỗi phổ biến khi sử dụng tổng đài sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quá trình giao tiếp với khách hàng. Hãy thường xuyên kiểm tra và đảm bảo rằng hệ thống tổng đài hoạt động ổn định, đồng thời cập nhật kiến thức và kỹ năng cho nhân viên để họ sử dụng tổng đài hiệu quả.