Giải pháp tổng đài IP VoIP – Voice over Internet Protocol

Ngày nay tổng đài voip ngày càng được sử dụng phổ biến ở Việt Nam dần thay thế các tổng đài Analog truyền thống đã cũ không còn phù hợp. Cùng VnVoip.com tìm hiểu chi tiết.

1. Tổng đài voip là gì  ?

Còn được gọi với tên gọi khác là tổng đài Voice IP  hay tổng đài IP là tổng đài điện thoại nội bộ dùng giao thức Internet hay qua truyền qua nền tảng IP. Vì Hoạt động trên môi trường internet nên không bị giới hạn về vùng địa lý. Được ứng dụng rộng rãi trong doanh nghiệp. Có nhiều chi nhánh, tổng đài bán hàng, chăm sóc khách hàng …. Dữ liệu thoại được truyền bằng các gói dữ liệu qua IP hay LAN/WAN/Internet. Thay vì mạng điện thoại (cáp, line) thông thường.

2. Phân Loại Tổng đài VOIP ( Voice IP )

2.1, Tổng đài VOIP cứng.

• Là loại tổng đài được các các hãng thiết lập sẵn phần mềm tổng đài lên 1 thiết bị phần cứng.
• Mỗi loại tổng đài đáp ứng nhu cầu người theo số lượng người dùng , chức năng tổng đài khác nhau.
• Một số thương hiệu tổng đài IP cứng trên thị trường hiện nay : Tổng đài Sagoma, Tổng đài Grandstream, Tổng Đài Yeastar
• Nếu bạn đang đi tìm một giải pháp tổng đài IP cho doanh nghiệp của mình thì hãy xem Hướng Dẫn Lắp Đặt Tổng Đài IP ( chúng tôi có hướng dẫn chi tiết )

2.2, Phần mềm tổng đài VOIP

• Là Phần mềm tổng đài được các hãng sản xuất
• Cài đặt lên các hệ điều hành có sẵn như Window, linux …
• Có thể được cài đặt trên các server,  VPS
• Sau khi cài đặt xong có đầy đủ các tính năng của tổng đài IP chuyên nghiệp.
• Một số thương hiệu phần mềm tổng đài VOIP
  • Tổng Đài Asterisk : Là phần mềm opensource miễn phí, tốt nhất và phổ biến nhất về  tổng IP. Được setup trên hệ điều hành linux
  • Tổng Đài IP 3CX : Đây là phần mềm có bản quyền được setup trên hệ điều hành windown.
  • Phần mềm tổng đài freeswitch : Cũng là phần mềm miễn phí nhưng ít phổ biến hơn.
  • Phần mềm tổng đài FreePBX : Được phát triển từ nền tảng Asterisk.
  • Phần mềm tổng đài Elastix : Được phát triển từ nền tảng Asterisk ( đã ngưng hỗ trợ bản miễn phí )

3. Mô hình giải pháp

Bài toán đặt ra là công ty bao gồm 1 trụ sở và 1 chi nhánh. Hoặc có thể nhiều hơn như một trụ sở tại HCM, một chi nhánh tại Hà Nội, 1 tại Đà Nẵng và các chi nhánh khác tại nước ngoài… Yêu cầu một giải pháp kết nối thoại sao cho cuộc gọi giữa trụ sở chính và chi nhánh hoặc giữa các chi nhánh với nhau. Được coi là các cuộc gọi nội bộ và không phát sinh cước. Ngoài ra, các nhân viên khi về nhà, khi đi công tác vẫn có thể thực hiện các cuộc gọi nội bộ không mất phí từ điện thoại di động hoặc laptop của mình. Cho tât cả các máy nhánh trong nội bộ công ty. Ngoài ra công ty cần 1 đầu số 1900 xxxx hoặc 1800 xxxx. Để kết nối về bộ phận chăm sóc khách hàng, tư vấn dịch vụ. Các cuộc gọi đến trung tâm chăm sóc khách hàng được ghi âm. Và kết nối với cơ sở dữ liệu khách hàng.

Để giải quyết bài toán này, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình VoIP như sau

4. Mô hình giải pháp tổng đài

• Một router sẽ được đấu nối với tổng đài để định tuyến cuộc gọi.
• Các thiết bị điện thoại bàn (IP Phone) sẽ được đấu vào các gateway, SW. Để kết nối đến Router và Server.
• Ngoài ra, có thể cài hệ thống soft phone trên máy tính. Để nhân viên có thể sử dụng như một điện thoại bàn thông thường.
• Các chi nhánh đều có mô hình kết nối tương tự. Nhưng không cần connect trực tiếp đến server, chỉ cần connect qua IP là được

5. Thành phần của hệ thống bao gồm

• Máy chủ tổng đài IP (server) : Máy chủ tổng đài hoạt động trên nền hệ điều hành Windown hoặc Linux. Và các ứng dụng tổng đài các ứng dụng quản lý, giám sát và thiết lập kết nối các thiết bị đầu cuối. Quản lý tất cả cuộc gọi ra vào hệ thống. Giám sát tình trạng, lưu lượng và báo cáo cho người dùng. 
• Thiết bị Voice gateway: Là thiết bị trung gian giao tiếp giữa tín hiệu PSTN và máy chủ tổng đài. Giao tiếp giữa tổng đài VOIP và thiết bị ananlog phone. Có khả năng mở rộng của VoIP Gateway rất lớn. Có thể kết nối không giới hạn số lượng VoIP Gateway với máy chủ tổng đài thông qua kết nối IP. Thiết bị hỗ trợ hầu hết các chuẩn codec hiện nay : G.711, G,729, H323, SIP, IAX… Hỗ trợ đa dạng các kết nối : FXO, FXS, E1/T1, BRI, SS7… tùy vào nhu cầu đầu tư của khách hàng và quy mô của hệ thống. 
• Thiết bị đầu cuối: Thiết bị đầu cuối linh hoạt thay đổi theo nhu cầu của chủ đầu tư. Có thể là Điện thoại IP, Điện thoại Analog, Softphone (ứng dụng điện thoại trên máy tính). Wi-fi phone (điện thoại hỗ trợ kết nối Wi-fi và chuẩn SIP), Headphone & Microphone kèm theo.

6. Cách thức hoạt động

• Tại trung tâm, hội sở:
  • Hệ thống máy chủ VOIP sẽ đặt tại trung tâm chính hoặc tại datacenter. Chịu trách nhiệm xử lý tất cả cuộc gọi nội bộ giữa các các chi nhánh và các cuộc gọi ra PSTN. 
  • Hệ thống máy chủ VOIP sẽ cung cấp tài khoản SIP cho tất cả FXS Gateway hoặc điện thoại IP tại các chi nhánh. Và kết nối từ xa qua đường cáp quang. 
  • Trung kế từ bưu điện (nếu có) sẽ kết nối với các port FXO của VoIP Gateway (hoặc có thể kết nối với ITSP thông qua Internet/LeaseLine…). 
  • Quản lý hệ thống thông qua giao diện Web. Nên quản trị viên có thể truy xuất từ bất kỳ nơi đâu và bất kỳ khi nào.
• Tại chi nhánh (nếu có):
  • Nhân viên tại chi nhánh hoàn toàn có thể kết nối đến trung tâm. Để tiếp nhận và xử lý cuộc gọi nếu cần thiết. 
  • Thiết bị được kết nối với hệ thống máy chủ VOIP đặt tại trung tâm qua đường kết nối Internet, Megawan… 
  • Giám sát viên có thể truy cập, giám sát hệ thống hoặc dịch vụ từ bất kỳ nơi đâu. 
  • Hoạt động rất linh hoạt đối với những hệ thống tổng đài. Có quy mô lớn và lưu lượng cuộc gọi cao với nhiều chi nhánh…

7. Vận hành

• Tiếp nhận cuộc gọi
  • Khi có cuộc gọi vào VoIP Gateway sẽ tiếp nhận tín hiệu. Xử lý và chuyển đến máy chủ tổng đài qua kết nối IP.
  • Máy chủ tổng đài tiếp nhận tín hiệu, xử lý theo như kịch bản đã được thiết lập trước tùy theo tính chất, yêu cầu của hệ thống. 
  • Cuộc gọi sẽ được máy chủ phân phối đến nhân viên hoặc hộp thư trả lời tự động (IVR) theo những thuật toán đặc biệt được hỗ trợ bởi hệ thống này (ACD).
  • Trường hợp không có nhân viên hỗ trợ, cuộc gọi có thể được chuyển đến đích tiếp theo nếu có yêu cầu như hộp thư thoại (Voicemail), Điện thoại di động, Máy nhánh khác…  tùy thuộc vào kịch bản của khách hàng cung cấp.
  • Kết thúc cuộc gọi, hệ thống sẽ ghi lại toàn bộ dữ liệu cuộc gọi bao gồm chi tiết thời gian, số gọi đến, số máy nhánh tiếp nhận, thông tin file ghi âm cuộc gọi…phục vụ cho việc báo cáo và quản lý của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp có yêu cầu).
• Thực hiện cuộc gọi
  • Ứng dụng quản lý hệ thống và người dùng sẽ phân quyền gọi ra PSTN (gọi ra mạng điện thoại khác ) trên mỗi người dùng. 
  • Hệ thống chỉ cho phép mỗi người dùng được thực hiện gọi đi những hướng gọi cố định như nội hạt, liên tỉnh, di động, quốc tế…  theo sự giám sát của Admin, có thể cấm hoặc cho phép các máy nhánh khác nhau gọi đi quốc tế hay PSTN tùy biến theo yêu cầu.
  • Máy chủ tổng đài sẽ quản lý, giám sát tất cả các cuộc gọi và báo cáo thông qua giao diện Web.

8. Yêu cầu kỹ thuật để setup tổng đài VOIP

Để lắp đặt được tổng đài ( Cứng hoặc Mềm ) thì đều phải có những yêu cầu bắt buộc dưới đây.

• Phải đảm bảo được 2 yếu tố : điện và mạng.
• Thông thường Tổng Đài được đặt tại Data Center hoặc tại công ty có phòng server riêng.
• Có kỹ thuật viên IT chuyên trách để phụ trách vấn để vận hành.
• Hoạt động liên tục ổn định 24/24.
• Có dung lượng ổ cứng lớn khả năng đảm bảo khả năng lưu trữ file ghi âm.

Liên hệ phòng kinh doanh để được hỗ trợ

Công ty TNHH Cung Ứng Ngọc Thiên

Hotline : 0899 339 028 – Tel: 028 777 98 999

Email : info@vnsup.com